더 나은 회의문화를 위하여

길다고 말하기는 어렵지만 지난 세월 동안 업무를 해오면서 수많은 회의를 겪어왔다. 매주 형식적으로 이루어지는 주간 회의에서부터 상급자에게 보고하려는 회의, 의사결정 논의, 긴급한 이슈를 다루기 위한 회의, 제품 개발을 위한 아이디어를 모으기 위한 회의 등 수많은 형태의 회의들이 있었다.

이렇게 수많은 회의 중에 개인적으로 지난 세월 동안 겪었던 회의 중에 회의가 끝나자마자 “아 정말 괜찮은 회의였다.”라고 생각되는 회의는 그렇게 많지는 않았던 것 같다. 물론 불만족을 느꼈던 회의 중에 나와 달리 회의에 만족감을 느꼈던 사람도 있을 수도 있다. 직급에 따라 혹은 직무에 따라서 동일한 회의라도 참여 목적이 다르거나 회의 내용에서 느꼈던 바가 다를 수 있기 때문이다.

그럼 내가 지난 회의들에서 만족스럽지 못했다고 생각한 이유가 무엇이었을까? 그리고 내가 생각하는 이상적인 회의문화는 어떤 특징들이 있을까? 이번 글에서는 순전히 내 개인적인 생각으로 더 나은 회의문화를 위한 것들을 다루어보고자 한다.

내가 만족스럽지 않다고 생각되는 회의?

목적이 불분명한 회의

많은 사람이 “목적이 불분명한 회의가 개최될 수 있는가?”에 대한 의문을 가질 것이다. 실제로 업무를 하다 보면 왜 회의해야 하는지 설명조차 없이 개최되는 회의를 많이 겪게 될 것이다.

예를 들어 “주문 프로젝트 이야기”라는 회의 제목을 던져주고 회의에 참여한다고 가정해 보자. 해당 회의에서 어떤 이야기를 다루게 될까? 주문 프로젝트의 요구사항을 정의하는 회의일까? 주문 프로젝트의 와이어 프레임을 그리는 회의일까? 아니면 일정을 정하는 회의일까? 회의에 초대된 사람들은 해당 회의에서 주문 프로젝트에 대한 주제로 회의가 진행될 것임은 인지하고 있지만 구체적인 목적을 알지 못하기 때문에 각자가 유추한 목적을 가지고 이야기를 시작하게 될 것이다. 그러다 보니 한사람이 요구사항에 관해 이야기를 하다가 다른 사람이 갑자기 와이어 프레임을 그려보자고 할 수도 있고 다른 한 사람은 개발 방향이 정해지지도 않았는데 일정을 논의해 보자고 할 수도 있다.

이렇듯 회의의 목적이 불분명하면 주어진 시간 내에 해당 회의를 통해서 원했던 바를 얻어낼 수 없게 된다. 그러다 보니 회의에서 다루어지는 내용들이 왔다 갔다 하게 되고 주어진 시간 내에 결론을 도출하지 못하다 보니 회의가 불필요하게 연장되거나 추가 회의가 잡히기도 하는 것이다.

목적이 많은 회의

앞서 “주문 프로젝트 이야기”라는 회의 예제를 다시 들어보겠다. 회의를 초대한 주체자는 “주문 프로젝트 이야기”에서 요구사항을 정의하는 것과 와이어 프레임을 그려보는 것을 목표로 한다고 참가자들에게 이야기하고 회의를 개최하였다. “주문 프로젝트 이야기”라는 제목만 던져진 것과 달리 회의의 목적을 줬기 때문에 참가자들은 좀 더 목적에 집중할 수 있었지만, 요구사항을 정의하다 보니 생각지 못했던 고민거리들이 많이 나오게 되었고 결국 와이어 프레임을 그려보지도 못하고 다음 회의에 와이어 프레임을 그려보기로 하였다.

목적이 불분명한 회의로 인해 회의 시간이 길어지기도 하지만 목적이 많은 회의도 회의 시간이 불필요하게 길어지는 원인 중 하나이다. 개발자라면 “단일 책임 원칙“을 알 것이다. 나는 회의도 단일 책임 원칙이 적용되어야 좀 더 효율적이고 효과적으로 진행될 수 있을 것이라 생각한다. 하나의 목적만 가지고 회의를 개최하면 너무 빨리 끝날 것 같아서 여러 개의 목적을 같이 묶어서 개최하기보다 차라리 하나의 목적을 가지는 짧은 회의를 여러 개로 나누어서 개최하는 게 훨씬 효과적일 것이다.

목적을 벗어난 내용이 다루어지는 회의

회의 주체자가 명확한 목적을 가지고 회의를 주최했다고 가정해 보자. 참가자들 모두가 뚜렷한 목적을 인지하고 참가하였을 것이기 때문에 이슈가 없는 한 회의는 의외로 빠르고 간결하게 끝날 수 있을 것이다. 하지만 만약 누군가가 목적을 벗어난 내용을 이야기하기 시작한다고 생각해 보자. 심지어 그 이야기를 한 당사자가 상급자라면 회의 참가자들이 손쉽게 그 사람의 발언권을 제재하기는 쉽지 않을 것이다. 이러한 상황이 펼쳐진다면 빠르고 간결하게 끝날 수 있었던 뚜렷한 목적을 가지고 열렸던 회의가 갑자기 또 다른 목적을 가지고 심지어 명확한 목적 없이 이어질 가능성이 높다.

문서로 대체할 수 있는 공유 목적의 회의

개인적으로 가장 불필요하다고 생각하는 회의 유형이다. 회의 참가자들이 모두가 열람할 수 있고 개인적으로 읽어서 이해할 수 있는 문서를 가지고 회의가 개최되어서 회의 주체자가 해당 문서를 읽어 내려가고 끝나는 회의이다. 어쩌면 회의 주체자는 문서를 공유해도 읽지 않을까? 노파심에 회의를 열어서 친절하게 문서를 읽어주는 수고를 들일 수도 있다고 생각한다. 하지만 그 문서에 관심이 없거나 자신의 업무와 관련이 없어 고려 대상이 아닌 사람은 회의 시간에도 읽어주는 문서에 귀를 기울이지 않을 것이다.

불필요하게 모든 구성원이 초대되는 회의

워크숍과같이 특별한 목적으로 개최되는 회의가 아니라 일반적으로 개최되는 회의에서 이해관계자라고 판단되는 모든 사람을 초대하는 회의는 자칫 그 회의의 목적성을 잃거나 너무 많은 의견으로 인해 회의 시간이 효율적이지 않거나 반대로 아무도 이야기하지 않아 목적을 달성하지 못하는 회의가 될 가능성이 높다. 너무 많은 사람이 초대된 회의는 일정을 잡는 것도 힘들뿐더러 회의 시간에 목적에 집중하기가 정말 힘들다. 그러다 보니 회의 시간에 회의에 집중하기보다 본인이 회의에 참여하기 전에 진행하고 있던 업무를 회의 시간에 마저 수행하는 경우도 생기게 되고 너무 많은 의견으로 인해 주어진 시간 내 의사결정을 내리기 어려운 상황이 종종 발생하곤 한다.

제한시간 없는 아이디어 발산 회의

아이디어 발산 회의는 필요한 회의라 생각한다. 고객의 니즈를 파악하고 개발 요구사항으로 정리하기 위해서는 회의 참가자들의 기발하고 창의적인 아이디어들을 수집해야 하니까. 하지만 우리에겐 무한정 시간이 있는 것은 아니다. 그래서 언제까지 아이디어 회의를 이어갈지 제한 시간을 정하고 이야기하는 것이 좋다. 하지만 너무 아이디어 발산에 심취한 나머지 제한 시간도 없이 아이디어 회의만 하는 경우를 많이 보았다. 그러다 보니 끝없이 요구사항이 도출되게 되고 굳이 고객이 경험할 가능성이 낮은 특이한 경우에 대해 고민을 하느라 시간을 허비하는 경우도 많이 있다.

해결방안은 제시하지 않고 문제만 제기하는 회의

특정 이슈를 해결하기 위한 회의가 개최되었다고 가정해 보자. 모두가 해당 이슈로 인해 어떠한 문제가 생기는지만 이야기하고 해결 방안에 대한 의견을 내지 않는다면 아마 그 회의는 주어진 시간이 끝날 때까지 똑같은 이야기만 반복하다가 끝날 것이다. 아니면 회의가 연장되거나…

어쩌면 회의에 참여한 참가자의 성향 문제일 수도 있다. 하지만 회사의 회의문화가 문제만 제기하는 참가자를 지속해서 방관한다면 자칫 모두가 동일하게 문제만 제기하는 회의문화로 자리 잡기 쉬워질 수 있다. 해결 방안을 제시하기보다 발생할 수 있는 문제상황을 이야기하는 것이 쉽기 때문이다.

빅마우스가 주도하는 회의

회의 참가자 중에는 말을 듣는 것보다 하는 것을 좋아하는 사람이 있을 수 있다. 그러다 보니 자신의 의견을 관철하기 위해 끊임없이 발언을 이어갈 수도 있고 그냥 말하는 것을 즐겨서 회의의 목적성을 잃고 발언권을 이어갈 수도 있다.

만약 여러분이 회의에 참여할 때마다 이러한 사람이 지속해서 회의 발언권을 80% 이상 가져간다고 생각해 보자. 회의에 참여해봤자 그 특정인이 대부분 이야기를 주도하기 때문에 자신이 하고 싶었던 이야기를 하지 못하는 상황이 반복될 것이고 결국 회의에 초대는 되었지만, 발언권이 없는 것은 알기에 굳이 의견을 내지 않거나 집중하지 않는 상황으로까지 변할 수 있을 것이다.

참가자가 집중하지 않는 회의

회의에 초대된 참가자들이 회의에 집중하지 않는 문제는 닭이 먼저냐 달걀이 먼저냐에 대한 문제일 수도 있다. 본인의 관심사에 벗어난 회의이기 때문에 집중을 안 하는 것인지 지속해서 회의에 집중할 수 없는 문화가 이어져 오기 때문인지는 상황에 따라 다를 것이다. 하지만 이유를 고사하고 일단회의에 참가한 이상 회의에 집중해야 하는 것은 기본적인 예의라고 생각한다. 회의 시간에 노트북으로 다른 업무를 하거나 휴대전화로 집중하지 못하게 된다면 업무를 진행할 때 회의 시간에 다루었던 내용을 다시 질문을 하거나 회의 결과와 전혀 다른 방향으로 작업을 진행할 수도 있다. 이는 불필요하고 비효율적인 커뮤니케이션을 야기시키고 업무 생산성도 저해시킨다.

불필요한 논쟁이 반복되는 회의

회의 시간에 참가자들이 집중력이 흐려지는 대표적인 상황 중 하나가 바로 불필요한 논쟁이 반복되는 경우이다. 사람마다 각자 생각이 다를 수 있기 때문에 의견충돌은 있을 수 있다. 하지만 자신의 의견을 관철하고자 반복적으로 동일한 내용으로 논쟁을 이어가다 보면 결국 주어진 회의 시간은 넘어가게 되고 참가했던 참가자들도 집중력이 흐려질 수밖에 없을 것이다.

좋은 회의 문화를 만드려면?

불필요한 회의를 없애자

Getting-Real에서 조엘 온 소프트웨어의 저자인 조엘 스폴스키는 “회의는 독”이라고 이야기하고 있다. 회의로 인해 하루 일과는 작고 집중도가 떨어지는 조각들로 나누어져서 생산성을 떨어뜨린다는 것이다.

어떻게 보면 극단적인 표현이라 볼 수 있겠다. 하지만 그도 수많은 회의를 겪으면서 내린 결론이지 않을까 생각된다. 물론 회의를 아예 없앨 수는 없다고 생각한다. 하지만 간단한 논의나 문서로 공유할 수 있는 것들조차 회의를 열어 작업자의 생산성을 방해하는 문화를 가지기보다 필요에 의해서 잘 준비된 회의를 개최하여 효율적으로 회의를 진행하는 연습이 필요하다. 그러기 위해서는 불필요한 회의는 개최되지 않는다는 기본적인 규칙에 따라 많은 사람의 시간을 빼앗는 회의를 개최하기 위해서는 많은 준비와 노력이 필요하다는 문화를 가지도록 하는 것이 중요하다.

회의에 필요한 문서를 사전에 공유하자

앞서 말했다시피 정보 공유를 위한 회의는 불필요하다. 전달하고자 하는 정보를 잘 정리해서 문서화한 후 필요한 사람들에게 배포해서 이해시키는 게 먼저 고려해야 할 것이다. 하지만 그런데도 회의를 개최해야 한다면 회의의 주제가 무엇이고 회의 중 어떠한 내용들을 다루게 될 것인지 그리고 어떠한 결론을 내리는 것이 목적인지 잘 정리한 후 회의가 시작되기 전에 공유하면 좋다. 초대받은 사람이 충분히 읽고 숙지할 수 있으려면 적어도 반나절 혹은 이상적으로는 하루 전에 문서를 공유하여 의견을 주고받는 것이 좋을 것이다.

기본 회의시간을 줄이자

조엘 스폴스키는 만약 어쩔 수 없이 회의를 개최해야 한다면 30분의 타이머를 설정하고 벨이 울리면 회의를 끝내라고 이야기하고 있다. 실제로 업무를 하다 보면 이렇게 기계적으로 행할 수는 없다고 생각한다. 하지만 적어도 개최되는 회의의 기본 시간이 30분 단위로 작아야 한다고 생각한다.

구글 캘린더를 사용하다 보면 회의의 기본기간이 1시간으로 설정된 것을 볼 수 있다. 우선 이 기본기간을 30분으로 바꾸어보자. 그리고 30분에 끝낼 정도로 회의 내용을 구성해 보자. 그러다 보면 회의의 목적이 분명해지고 불필요한 안건을 하나의 회의에 포함하려는 잘못을 사전에 방지할 수 있게 된다.

회의 규칙을 정하자

회사가 되었든 팀이 되었든 더 나은 회의에 대한 명문화된 기본적인 규칙을 정하고 모두가 이를 숙지하도록 하는 것이 좋다. 앞서 이야기한 것처럼 “기본 회의 시간을 30분으로 하기”, “회의 중 노트북 사용 금지”, “회의 개최 시 역할 정하기” 등과 같이 더 나은 회의문화를 위한 규칙을 정하였다면 회의 규칙 문서에 모두가 손쉽게 알아볼 수 있게 내용을 기재하고 모두가 인지할 수 있도록 공유하자.

문서화가 중요한 이유는 구두로 정한 규칙은 시간이 지나면 손쉽게 잊히기 때문이다. 그리고 새로운 팀원이 입사하였을 때도 온보딩 문서에 회의 규칙 문서를 반드시 첨부하여 새로운 인원도 금방 회의문화에 적응할 수 있도록 하기에도 쉽다.

회의 규칙을 정하는 또 다른 이유는 모두가 좋은 회의에 대한 필요성은 공감하지만, 각자가 생각하는 좋은 회의문화가 다를 수 있기 때문이다. 그래서 서로의 합의에 따라 정해진 규칙이 있어야 일관된 회의문화가 정립될 수 있다. 만약 특정인이 회의 규칙이 지켜지지 않는다면 회의 규칙 문서를 이용해서 다시 한 번 더 나은 회의 문화를 위한 노력을 상기시킬 수 있을 것이다.

회의의 역할을 정하자

앞서 회의 시 빅마우스가 존재해서 그 사람이 모든 발언권을 가지거나 불필요한 논쟁이 이어지는 경우가 자주 발생한다고 이야기하였다. 그리고 회의에 참여한 대다수 사람은 그러한 상황을 어쩔 수 없이 지켜만 보고 있을 것이다. 왜냐하면 그 상황을 만든 사람들에게 불편한 감정을 전하고 싶지 않기 때문이다.

뉴스나 시사 프로그램을 보면 사회자를 중심으로 다양한 의견을 가진 패널들이 참가하여 토론을 펼치는 장면을 볼 수 있다. 여기서 사회자는 프로그램을 원활하게 이어가도록 하기 위해 특정인의 발언권을 제지하거나 논쟁을 중재하기도 한다. 그리고 회의가 특정 주제에 매몰되지 않게 주제를 전환 시키는 등 토론이 효율적으로 진행될 수 있도록 역할을 수행하게 된다.

우리가 참가하는 회의도 이러한 사회자가 존재하면 큰 도움이 될 수 있다. 직무나 직급과 관계없이 개최된 회의의 사회자가 될 수 있고 해당 회의안에서는 사회자의 권한이 막강해야 한다는 구성원 모두의 합의가 필요하다. 그래야 상급자가 발언권을 독점하려 하거나 불필요한 논쟁이 지속되는 경우 이를 제지하고 원활한 회의를 이어 나갈 수 있기 때문이다.

개인적으로는 회의를 개최한 주체자가 해당 회의의 사회를 맡으면 이상적이라고 생각한다. 주체자는 해당 회의가 어떠한 목적을 달성해야 하는지 가장 잘 이해하고 있기 때문에 어떻게 회의를 이끌어가면 좋을지 가장 잘 이해하고 있을 가능성이 높다. 물론 무조건 회의를 개최했다고 주체자가 사회를 볼 필요는 없다. 좀 더 원만하게 회의를 이끌어갈 수 있는 참가자가 있다면 그 사람에게 위임하는 것도 좋다고 생각한다.

회의록을 남기자

회의록을 남겨야 하는 필요성은 모두가 공감할 것이다. 사람은 망각의 동물이기 때문에 지난 회의에서 어떤 이야기를 했는지 잊어버리기 쉽다. 심지어 본인이 유리한 방향으로 기억하는 경향이 있기 때문에 회의록을 사실에 기반하여 명확하게 남겨두는 것이 중요하다.

그래서 회의의 역할 중에 사회자만 필요한 것은 아니다. 나는 서기도 필요하다고 생각한다. 왜냐하면 누군가는 회의록을 남겨줄 담당자가 되어주어야 하기 때문이다. 회의가 개최되고 사회자는 회의에 참석한 참석자 중 한 명을 지정하여 서기를 요청하는 것이 좋다.

심리학 용어 중에 방관자 효과라는 용어가 있다. “주위에 사람들이 많을수록 어려움에 부닥친 사람을 돕지 않게 되는 현상”을 뜻하는데 만약 회의에서 사회자가 참석자 중 한 명을 서기를 지정하지 않는다면 “누군가가 써주겠지” 하면서 작성하려고 하지 않을 것이다. 아마 회의에 참여한 참가자가 많으면 많을 수록 더욱더 그럴 것이다. 그래서 사회자는 회의 시작 전 서기를 임명하고 회의 내용을기록해 달라고 요청하자.

마무리

어찌 보면 이 글을 읽는 사람 중에는 내가 이야기한 회의방식들이 불편하다고 느끼지 않을 수 있다. 현재 자신이 재직 중인 회사의 회의문화에 이미 적응해서 그럴 수도 있고 자신이 생각하기에 충분히 좋은 회의문화라서 그렇게 생각할 수 있을 것이다. 그럼에도 불구하고 이 글을 통해서 현재 재직 중인 회사에서 일상적으로 수행되는 회의를 돌아보는 계기가 되었다면 그걸로도 충분히 의미가 있다고 생각된다.

변화는 불만족으로부터 시작된다고 한다. 현재의 회의문화를 진단하고 더 나은 회의문화를 위한 노력을 하는 것만으로도 여러분의 회의문화와 생산성은 발전할 것이라 믿는다.